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Apertura, arqueo y cierre de caja en Softland
En el punto de venta de Softland ERP, cada caja pasa por tres estados en el día: abierta, cerrada y rendida. Mientras está abierta se vende. Cuando se cierra, ya no entran documentos. Al rendirla, lo que se contó en la caja queda registrado contra lo que dice el sistema.
Esta guía recorre ese ciclo y explica dónde suele aparecer el descuadre. Algunos pasos dependen de cómo esté configurada tu empresa, y cuando es así lo indicamos.
Antes de abrir
La caja tiene que existir en Softland, con su bodega, sus listas de precios, su vendedor y su centro de costo por defecto. También tiene que tener configurado dónde imprime cada tipo de documento. El administrador puede restringir qué usuarios trabajan en cada caja, y esa restricción alcanza a la apertura, los movimientos y el arqueo.
Si la caja emite boleta electrónica, necesita los folios del SII cargados y el certificado digital al día. Si faltan, la venta se detiene en el mesón, así que conviene revisar los folios disponibles antes de que se acaben.
La apertura
Sin la caja abierta no se puede vender, ni emitir una nota de crédito. Al abrir se indica la fecha y la hora, el cajero y el monto inicial en efectivo, el fondo con que parte la caja. Ese monto importa: el arqueo lo suma al final del día.
Solo se puede abrir una caja nueva o una cuyo último turno quedó cerrado. Si alguien abrió por error, la apertura se puede eliminar mientras no tenga movimientos.
Durante el día
Una venta se puede cobrar con un solo medio de pago o repartida entre varios: efectivo, tarjeta de débito o de crédito, cheque, nota de crédito o la cuenta corriente del cliente. El vuelto lo calcula el sistema. Qué medios aparecen depende de las condiciones de venta que tenga configuradas la empresa.
Además de las ventas, hay dos movimientos de caja que conviene registrar siempre, porque si no se registran la caja no cuadra:
- Ingreso de caja. Es efectivo que entra sin ser venta, por ejemplo cuando el cajero pide sencillo. No se suma al monto inicial: se registra como un aporte aparte.
- Egreso de caja. Es un retiro de efectivo o de documentos, como cheques o comprobantes de tarjeta, durante el día. El motivo es obligatorio y sale un comprobante para que firmen el supervisor y el cajero.
Los cambios de mercadería se hacen en la misma boleta, con cantidad negativa para lo que se devuelve. Las devoluciones se hacen con una nota de crédito asociada a la boleta o a la factura.
El cierre
Para cerrar la caja se cambia su estado a cerrada. Si quedaron documentos a medio ingresar, el sistema los muestra y permite borrarlos mientras no tengan movimientos.
Una caja cerrada ya no recibe ventas. Tampoco se pueden eliminar sus boletas ni sus notas de crédito.
El arqueo y la rendición
El arqueo compara lo que hay físicamente en la caja con lo que registró el sistema, medio de pago por medio de pago: efectivo, cheques, tarjetas de crédito, tarjetas de débito y notas de crédito.
Lo que la caja debería tener se calcula así:
ventas + aportes + monto inicial − retiros
El cajero ingresa lo que contó y el sistema muestra la diferencia de cada medio de pago. Desde ahí se puede revisar el detalle de documentos de cada uno, que es la forma más rápida de encontrar una venta mal registrada. Si hay diferencia, se deja un comentario que la explique.
Al grabar el arqueo la caja queda rendida. Si se sale sin grabar, queda cerrada pero sin rendir. El arqueo se puede deshacer: la caja vuelve a quedar cerrada y se borran los montos contados.
El informe de arqueo sale en resumen o en detalle, y se puede filtrar por medio de pago.
Por qué una caja termina descuadrada
En la práctica, casi todos los descuadres vienen de alguna de estas causas:
- Un retiro que no se registró como egreso. El efectivo salió de la caja, pero el sistema sigue esperándolo.
- Sencillo que entró sin registrarse como ingreso. Sobra efectivo y nadie sabe de dónde salió.
- Una venta cobrada con un medio y registrada con otro. El total cuadra, pero el efectivo y la tarjeta no, cada uno por su lado.
- El monto inicial mal ingresado al abrir. El arqueo parte de una base equivocada.
- Documentos con una fecha distinta a la de la apertura. Softland tiene un parámetro que obliga a emitir con la fecha de la apertura y la hora del sistema. Si no está activado, pueden quedar documentos fuera del turno y la caja descuadra al cerrar.
Si la diferencia aparece en un solo medio de pago, empieza por el detalle de documentos de ese medio. Si aparece en el efectivo, revisa los ingresos y egresos del día.
La caja desde el navegador
ERP Desk Caja trabaja sobre el punto de venta de Softland desde el navegador o una tablet. Tiene el turno completo, desde la apertura, los ingresos y los egresos hasta el cierre con cuadre por medio de pago, el arqueo y la rendición. Las boletas y facturas las emite Softland, con sus folios.