Cliente bloqueado o sobregirado en Softland

Pasa seguido: el vendedor arma la nota de venta, o el cajero tiene la boleta lista, y Softland no deja grabar porque el cliente está bloqueado o sobregirado. Son dos situaciones distintas, con causas distintas, y saber cuál es ayuda a resolverla en minutos y no al día siguiente.

Esta guía explica qué significa cada una, qué pasa al intentar vender y quién puede destrabar la venta. Casi todo depende de parámetros que define cada empresa, y cuando es así lo indicamos.

Bloqueado y sobregirado no son lo mismo

• Bloqueado es una marca en la ficha del cliente. Mientras está puesta, no se le puede vender: afecta a las notas de venta, la facturación y el punto de venta. La ficha guarda el historial de bloqueos.
• Sobregirado significa que el cliente debe más que su crédito autorizado. No requiere ninguna marca: lo calcula el sistema al momento de vender.

Un cliente puede estar sobregirado sin estar bloqueado, y al revés. Un cliente al día puede estar bloqueado a mano por una decisión de administración.

Quién bloquea a un cliente

Hay dos formas:

• A mano. Alguien de administración o cobranza marca el bloqueo en la ficha del cliente.
• Automáticamente. Softland tiene un servicio de bloqueo, que se configura en Clientes y Cobranzas y corre programado en un servidor. Puede bloquear a los clientes sobregirados o a los que tienen documentos impagos con más días de vencidos de los que define la empresa, y desbloquear solo a los que ya se pusieron al día. Cada bloqueo queda registrado con su fecha y su motivo.

El servicio permite excluir clientes, por ejemplo los que tienen un acuerdo especial de pago. Un detalle importante: excluir a un cliente que ya está bloqueado no lo desbloquea. Hay que quitarle el bloqueo a mano.

Cómo se calcula el sobregiro

El crédito autorizado se define en la ficha del cliente, en sus condiciones de venta. Para cambiarlo se necesita permiso.

Lo que el cliente debe se calcula con su saldo en contabilidad más los documentos de venta que todavía no se contabilizan, como facturas, notas de débito y notas de crédito. Si la venta nueva hace que la deuda supere el crédito autorizado, el cliente queda sobregirado.

Por eso el control de sobregiro en notas de venta y cotizaciones exige tener Contabilidad instalado: sin ese saldo, el sistema no tiene con qué comparar.

Qué pasa al intentar venderle

En la nota de venta. Si la empresa activó el control de sobregiro, al grabar una nota de venta que supera el crédito aparece un aviso y la nota no se graba. Desde la misma nota de venta se puede consultar el saldo y el crédito del cliente antes de llegar a ese punto.

La excepción del efectivo. Hay un parámetro que permite venderle a un cliente bloqueado o sobregirado si la condición de venta es efectivo. Tiene sentido: si paga en el momento, no aumenta su deuda.

En el punto de venta. La empresa decide cómo se comporta la caja:

• Puede mostrar solo un aviso informativo, o uno que impide seguir, según los permisos del cajero.
• Puede exigir una autorización para vender con boleta, factura o despacho a un cliente bloqueado o sobregirado.
• Si el cajero no tiene permiso, puede vender igual con condición de pago en efectivo.

Cómo se destraba la venta

Depende de la causa:

1. Si el cliente está bloqueado a mano: quien lo bloqueó, o alguien de administración, revisa el caso y quita la marca en la ficha.
2. Si lo bloqueó el servicio por deuda: el cliente tiene que ponerse al día. El servicio lo desbloquea solo en su siguiente pasada, o administración lo hace a mano.
3. Si está sobregirado: se puede aumentar su crédito autorizado, con el permiso correspondiente, o venderle en efectivo.
4. Si la caja exige autorización: la venta queda como solicitud pendiente. El aprobador la ve con el crédito actual del cliente y el monto pedido, y la aprueba fijando un monto máximo o la rechaza. Esta función está en Softland ERP, y queda un historial de quién autorizó y por cuánto.

Dónde revisar la deuda del cliente

Antes de pedir un desbloqueo, conviene mirar la situación real del cliente. En Clientes y Cobranzas:

• Estado de cuenta: el saldo, cada documento y sus pagos, el crédito autorizado y si está sobregirado.
• Estado de deuda: lo vencido y lo por vencer, separado por tramos de 30, 60 y 90 días.
• Saldo de clientes: el crédito autorizado contra el saldo de cada cliente.

Con esa información, la conversación con el cliente cambia: no es “el sistema no me deja”, sino “tienes estas dos facturas vencidas de agosto”.

Autorizaciones desde el navegador

ERP Desk Caja trabaja sobre el punto de venta de Softland. Las ventas a clientes bloqueados o sobregirados esperan aprobación en una bandeja propia, y el cajero ve la vista previa del documento antes de emitirlo. ERP Desk Ventas muestra el saldo del cliente y su cartola, documento a documento, mientras se cotiza.