Cómo pasar una cotización a nota de venta en Softland

En Softland ERP, la cotización y la nota de venta son documentos distintos del módulo de Cotizaciones y Notas de Venta. La cotización es la propuesta al cliente. La nota de venta es el pedido confirmado, el que después se despacha y se factura. Entre una y otra hay varios controles, y casi siempre la venta se traba en alguno de ellos.

Esta guía sigue el recorrido completo. Algunos pasos dependen de cómo esté configurada tu empresa, y cuando es así lo indicamos.

1. La cotización

Al crear una cotización, el número lo pone el sistema. Lo que hay que completar es el cliente, el vendedor, la moneda, la lista de precios y la fecha tope de entrega. El vendedor se propone solo si el cliente tiene uno asignado. El contacto se puede crear ahí mismo, sin salir del documento.

En cada línea van el producto, la cantidad, el precio y los descuentos. El precio sale de la lista y se puede cambiar, dentro de los límites que tenga la empresa. Los descuentos globales, el flete, el embalaje, la condición de venta, el centro de costo y el canal se completan en los totales.

Conviene revisar dos cosas antes de grabar:

• La moneda y la lista de precios. Después no se pueden cambiar. El resto de la cotización sí se puede modificar.
• La fecha tope de entrega. Las fechas de entrega de cada línea tienen que quedar entre la fecha de emisión y esa fecha tope.

Si tu equipo cotiza seguido los mismos productos, las cotizaciones tipo sirven de plantilla: se graban sin cliente ni fechas y se cargan en una cotización nueva. Al cargarlas reemplazan lo que haya en pantalla, así que conviene traerlas antes de agregar otras líneas.

2. El seguimiento mientras el cliente decide

Cada cotización puede llevar un historial de gestiones: con quién se habló, qué se conversó y cuándo es el próximo compromiso. Para usarlo hay que definir antes los tipos de compromiso, como llamada, visita o reunión.

Si el cliente no compra, la cotización se marca como perdida con un concepto de pérdida (precio, plazo, competencia o los que defina tu empresa). Se puede hacer una por una o en lote, filtrando por vendedor, cliente o fecha. Una cotización perdida se puede recuperar y vuelve a quedar pendiente. Si se registran los conceptos con cuidado, después el informe de cotizaciones perdidas muestra por qué se están perdiendo las ventas.

3. De la cotización a la nota de venta

Aquí está la duda más común. En Softland, la nota de venta no nace de un botón dentro de la cotización. Se crea una nota de venta nueva y en su encabezado se indica el número de la cotización, para que el sistema traiga su contenido.

Si falta stock de algún producto, el sistema avisa y trae solo lo disponible, junto con la lista de los productos con problema. Por eso conviene revisar la nota de venta línea por línea antes de grabarla y no dar por hecho que quedó igual a la cotización.

Al grabar, la nota de venta pasa por los mismos controles que cualquier otra:

• Precio piso. Si una línea queda bajo el precio mínimo del producto, no se puede grabar hasta corregirla.
• Descuento máximo. Si el descuento de una línea o el total supera lo permitido, el documento no se graba.
• Crédito del cliente. Desde la nota de venta se puede consultar el saldo y el crédito autorizado. Si la venta supera el cupo, la nota de venta no se genera.
• Cliente bloqueado o sobregirado. Según la configuración, solo puede comprar con condición de venta en efectivo.

4. La aprobación

La nota de venta queda pendiente hasta que alguien la aprueba. Hay dos formas, y cuál usa tu empresa depende de sus parámetros:

• Aprobación automática. La nota de venta queda aprobada al grabarse.
• Aprobación manual. Un usuario con permiso revisa las pendientes, filtrando por cliente, vendedor o fecha, y aprueba cada una. Desde esa misma pantalla puede ver el documento y su margen.

La aprobación se puede pedir por correo a los aprobadores definidos en la empresa. Una nota de venta aprobada se puede desaprobar mientras no tenga despachos ni facturas.

5. Después de aprobada

Con la nota de venta aprobada, el despacho y la factura siguen en Inventario y Facturación. La nota de venta va cambiando de estado sola: queda como despachada o facturada apenas hay movimiento, y pasa a concluida cuando está todo despachado y facturado. Si quedan saldos que ya no se van a entregar, se puede dar por concluida a mano. Una nota de venta concluida ya no se modifica.

Si la venta se trabó

Si una venta no avanza, revisa en este orden:

1. ¿La nota de venta existe? Una cotización aprobada por el cliente no basta. Si nadie creó la nota de venta, el pedido no existe para bodega ni para facturación.
2. ¿Está pendiente de aprobación? Si tu empresa aprueba a mano, puede estar esperando en la bandeja.
3. ¿Faltó stock al traer la cotización? La nota de venta puede haber quedado con menos líneas o menos cantidad.
4. ¿El cliente tiene cupo? Un cliente sobregirado puede impedir que la nota de venta se grabe.

Cotizar y aprobar fuera de la oficina

Si tu equipo cotiza en terreno o aprueba desde el teléfono, ERP Desk Ventas trabaja sobre este mismo módulo de Softland desde el navegador. La nota de venta se genera desde la cotización, la aprobación queda con comentario e historial, y todo se graba en Softland en el momento.