Notas de venta pendientes de despacho o factura en Softland

Toda nota de venta aprobada debería terminar despachada y facturada. En la práctica, siempre quedan algunas a medio camino: un despacho parcial que nunca se completó, una factura que se hizo sin indicar la nota de venta o un saldo que el cliente ya no quiere. Esas notas de venta inflan el stock comprometido y ensucian los informes.

Esta guía explica cómo sigue Softland ERP el avance de cada nota de venta, qué informe usar para encontrar las pendientes y cómo cerrarlas. Algunas funciones dependen de la versión, y cuando es así lo indicamos.

Cómo avanza una nota de venta

Una nota de venta nace pendiente y, cuando se aprueba, queda aprobada. Desde ahí el avance lo marca Inventario y Facturación:

• Apenas se despacha o se factura algún producto, la nota de venta queda marcada como despachada o facturada. No hace falta que esté completa.
• Cuando todo está despachado y facturado, pasa sola a concluida.
• Los productos que no son de inventario, como un servicio, se consideran despachados en la misma cantidad en que se facturan.

Si la nota de venta tiene una guía de reserva, la mercadería queda apartada en bodega hasta que se despacha.

Cómo se despacha y se factura desde la nota de venta

El despacho se registra con una guía de salida que indica el cliente y la nota de venta. La factura, al elegir la nota de venta, trae sus líneas. Según los parámetros, propone que lo despachado sea igual a lo facturado o lo deja en cero.

Cuando hay muchos despachos, la facturación por lotes factura de una vez las guías pendientes, filtrando por bodega, cliente, fechas o número de nota de venta. Tiene dos límites que conviene conocer:

• Una nota de venta que ya tiene algo facturado o despachado no se puede facturar por lotes. Hay que facturarla en línea.
• Solo entran los despachos que todavía no tienen factura.

El error que más pendientes deja es facturar o despachar sin indicar la nota de venta. El documento se emite igual, pero la nota de venta no se entera y queda con saldo para siempre.

Qué informe usar para cada pregunta

“¿Qué notas de venta están en cada etapa?” El informe de notas de venta por estado separa las pendientes, las aprobadas sin despacho, las aprobadas con despacho parcial, las despachadas con factura pendiente, las concluidas y las nulas. Se ordena por fecha de emisión o de entrega, cliente, vendedor o producto, y se puede sacar a Excel. En detalle muestra, por cada línea, lo pedido, despachado, devuelto, facturado y el saldo por despachar.

“¿Qué productos faltan por despachar o por facturar?” El informe de productos pendientes por despachar o facturar lo muestra por producto, filtrando por fecha de entrega o número de nota de venta. Sirve para la conversación diaria entre ventas y bodega.

“¿Me alcanza el stock para lo comprometido?” El informe de compromisos y stock cruza las notas de venta aprobadas sin despachar, y si se quiere las cotizaciones pendientes, con el stock disponible y lo que viene en órdenes de compra. Muestra cuánto falta por cubrir de cada producto. Es una función de Softland ERP.

En Inventario hay además una consulta de notas de venta sin despachar por producto, con lo solicitado, facturado, despachado y el saldo.

Cómo cerrar los saldos colgados

Cuando una nota de venta quedó con un saldo que ya no se va a entregar, se da por concluida. Se buscan las aprobadas por rango de fechas y se marcan una por una o todas juntas. Es una función de Softland ERP.

Antes de concluir una nota de venta conviene revisar tres cosas:

1. ¿El saldo es real? Si falta una factura o un despacho que se emitió sin indicar la nota de venta, el problema está en ese documento y no en la nota de venta.
2. ¿El cliente sabe? Un saldo que se cierra sin avisar termina en un reclamo cuando el cliente espera la entrega.
3. ¿Tiene guía de reserva? Hay que revisar qué pasa con la mercadería apartada, para que no quede reservada sin un pedido detrás.

Una nota de venta concluida no se puede modificar, pero se puede reactivar si se cerró por error: vuelve a quedar aprobada tal como estaba.

Conviene hacer esta revisión una vez al mes, con el informe de notas de venta por estado filtrado por las más antiguas.

Las pendientes desde el navegador

ERP Desk Ventas trabaja sobre las notas de venta de Softland. Sus informes, listos para Excel, incluyen las notas de venta por estado, los compromisos de stock y los productos pendientes de despachar o facturar, y cada nota de venta muestra las facturas, guías y boletas asociadas.