Seguimiento de cotizaciones y motivos de pérdida en Softland

Una cotización sin seguimiento se enfría sola. Y si una cotización perdida se cierra sin motivo, después nadie sabe si se perdió por precio, por plazo o porque nadie volvió a llamar. Softland ERP tiene las herramientas para registrar las dos cosas. El problema es que, si el equipo no las usa con criterio, los informes salen vacíos o con datos que no sirven.

Esta guía explica cómo dejar armado el seguimiento y los motivos de pérdida, y qué preguntas responde cada informe. Según la versión, algunas de estas funciones solo están en Softland ERP.

Antes de empezar: dos listas que hay que definir

El seguimiento y las pérdidas dependen de dos tablas que la empresa define una sola vez:

• Tipos de compromiso. Son las acciones que quedan agendadas después de cada gestión, como volver a llamar, coordinar una reunión o enviar una nueva propuesta. Sin esta lista no se puede registrar seguimiento.
• Motivos de pérdida. Son las razones por las que se pierde una venta: precio, plazo de entrega, sin stock, eligió a la competencia, el proyecto se postergó.

Conviene que los motivos de pérdida sean pocos y que no se pisen entre sí. Con veinte motivos parecidos, cada vendedor elige uno distinto para el mismo caso y el informe no muestra ninguna tendencia. Entre cinco y ocho motivos claros suele bastar. Además, uno de los informes de pérdidas trabaja con un máximo de cinco motivos a la vez.

Registrar el seguimiento

El seguimiento se registra por cliente: se buscan sus cotizaciones, se filtran por estado y fecha, y se elige la que se está trabajando. Cada gestión queda con fecha y hora, el contacto con quien se habló y el resultado de la conversación en texto libre.

Lo más importante es el próximo compromiso: una fecha y un tipo de acción. Al guardarlo, Softland ofrece crearlo también como tarea en Outlook, con vencimiento y aviso, para que el vendedor lo tenga en su calendario.

Para que el seguimiento sirva, conviene acordar con el equipo dos reglas simples:

1. Toda gestión termina con un próximo compromiso, salvo que la cotización se gane o se pierda.
2. El resultado se escribe en una línea concreta. “Pide 5 % más de descuento” sirve. “Cliente interesado”, no.

Para ver el estado general, las consultas de cotizaciones por cliente y por vendedor muestran cuántas hay pendientes, cuántas pasaron a nota de venta y cuánto suman, con sus porcentajes.

Marcar una cotización como perdida

Una cotización perdida se marca cambiando su estado de pendiente a perdida. Softland exige el motivo y permite agregar la fecha y una observación. La observación vale la pena: “Competencia ofreció 30 días” dice mucho más que el motivo “Precio” solo.

Cuando hay muchas cotizaciones viejas acumuladas, se pueden dar por perdidas en lote, filtrando por vendedor, cliente, fecha o rango de números. Si un cliente vuelve, la cotización se recupera y queda otra vez pendiente.

Las cotizaciones no vencen solas por antigüedad. Si nadie las marca, quedan pendientes para siempre e inflan lo que parece estar en negociación. Conviene revisarlas una vez al mes y cerrar las que ya no van a avanzar.

Qué responde cada informe

Con el seguimiento y las pérdidas bien registrados, hay tres informes que responden preguntas distintas:

• Cotizaciones perdidas: responde “¿por qué perdemos?”. Agrupa las perdidas por motivo, con el detalle de cada una (cliente, monto, fecha y vendedor) y un subtotal por motivo con la cantidad, el porcentaje y el monto. Se puede sacar a Excel.
• Estadística de cotizaciones perdidas: responde “¿cada vendedor pierde por razones distintas?”. Cruza vendedores con motivos y muestra cuántas pierde cada uno por cada motivo. Si un vendedor pierde mucho más por precio que el resto, ahí hay una conversación pendiente.
• Análisis estadístico de cotizaciones: responde “¿cuánto cerramos?”. Para cada vendedor muestra el total cotizado, cuánto pasó a nota de venta y el porcentaje de cierre, en cantidad o en monto, además de las pendientes, perdidas y nulas.

Una forma práctica de usarlos es revisarlos juntos una vez al mes: el porcentaje de cierre dice si el equipo está vendiendo, y los dos de pérdidas dicen qué ajustar.

Lo que conviene tener en cuenta

El seguimiento en Softland se consulta cliente por cliente, y los compromisos dependen de que cada vendedor los anote y los mire en su calendario. En equipos con muchos clientes activos, la disciplina de registrar todo es lo que hace que los informes sirvan.

La agenda del vendedor desde el navegador

ERP Desk CRM trabaja sobre tus clientes, cotizaciones y notas de venta de Softland. Los negocios detenidos, las atenciones por vencer y los cumpleaños de los contactos generan tareas solas en la agenda de cada vendedor. La tasa de cierre, los montos y los motivos de pérdida se ven por origen de la oportunidad.