Cómo consultar el stock por bodega, lote y talla en Softland

“¿Cuánto hay?” parece una pregunta simple, pero en Softland ERP la respuesta depende de qué bodega se mire y de qué stock se cuente. Un producto puede tener diez unidades en bodega y ninguna disponible para vender, porque están reservadas o comprometidas en notas de venta. Esta guía explica dónde se consulta el stock, qué significa cada cifra y cómo se ven las partidas, las tallas y los colores.

Algunas de estas funciones dependen de la versión y de los parámetros de la empresa, y cuando es así lo indicamos.

Dónde se consulta

La consulta de stock está en dos lugares, con pantallas casi iguales: en Notas de Venta y en Inventario y Facturación. Se ingresa el código del producto y, si se quiere, una bodega. Si la bodega se deja vacía, la consulta muestra la suma de todas las bodegas. Esta es la primera fuente de confusión: el vendedor ve stock en el total y la bodega desde donde se despacha no tiene.

Desde la consulta se abre el detalle por bodega, separado por estado. También hay pestañas con lo que viene en camino (órdenes de compra y de producción) y con lo que está pendiente de despacho (notas de venta y facturas sin despachar).

No hace falta salir del documento para consultar: desde la cotización y la nota de venta se abre la misma consulta al escribir la cantidad. Si la empresa activa un parámetro, el buscador de productos muestra además el stock y el precio de una bodega fija.

Disponible, reservado y comprometido

Estos son los conceptos que más se confunden:

• Disponible. Es la mercadería que está en la bodega y no está apartada para nadie.
• Reservado. Es mercadería apartada para un cliente, un centro de costo o una orden de trabajo. Deja de contar como disponible hasta que se entrega o se devuelve. Una nota de venta aprobada puede generar una guía de reserva, pero solo si hay stock.
• Comprometido. Es lo que piden las notas de venta que todavía no se despachan. El disponible para vender es el disponible menos lo comprometido.
• En tránsito y en consignación. El primero es stock que va hacia una bodega temporal, como un camión de reparto. El segundo, stock entregado a un cliente sin venderlo todavía.

Reserva, tránsito y consignación son funciones de Softland ERP.

Un detalle de configuración que cambia las cifras: el comprometido solo cuenta las notas de venta desde una fecha de corte que se define en los parámetros. Si esa fecha es muy antigua, el cálculo incluye notas de venta viejas que nunca se cerraron y el comprometido se infla. Si es muy reciente, deja fuera pedidos vigentes. Conviene que alguien revise esa fecha cada cierto tiempo.

Partidas (lotes), series, tallas y colores

En Softland, lo que en otros sistemas se llama lote se llama partida. Se activa en la ficha del producto y puede llevar fecha de vencimiento. Si el producto tiene partidas, la consulta de stock muestra un botón con el stock de cada una por bodega, con su vencimiento.

Talla y color son atributos del producto: puede tener solo talla, solo color o ambos. La consulta tiene su propio botón para ver el stock de cada combinación. La empresa define si se ingresan en lista o en matriz, y si cada combinación lleva su propio código de barras.

Las series se activan en los parámetros. Hay una consulta que muestra la historia de cada número de serie: en qué documentos aparece y en qué bodega está.

Problemas típicos

1. Vender lo que ya está comprometido. Si la nota de venta no muestra el disponible y el comprometido antes de escribir la cantidad, el vendedor promete stock que ya es de otro cliente. Hay un parámetro que los muestra, y otra opción del mismo parámetro decide si se permite vender por sobre el disponible para la venta.
2. Mirar el total en vez de la bodega. Hay stock en la suma de bodegas, pero no en la que despacha. Conviene consultar siempre con la bodega indicada.
3. Stock negativo. Suele venir de movimientos ingresados fuera de orden. Inventario tiene un proceso que revisa los movimientos y entrega la lista de productos en negativo, que se corrigen con guías de entrada o con una toma de inventario.
4. Diferencias entre bodegas. El stock se mueve entre bodegas con una guía de transferencia, que puede crear sola la guía de entrada en la bodega de destino. Si la transferencia se hace a mano en dos pasos y falta uno, el stock queda en el aire.

El stock mientras cotizas

ERP Desk Ventas trabaja sobre Softland desde el navegador o el celular. Al agregar un producto a la cotización muestra cuánto hay en cada bodega y de qué lote, talla o color, sin cambiar de pantalla. Si una bodega no alcanza, se completa con otra.